kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Dziadowa Kłoda przeprowadzonej w Urzędzie Gminy, ul. Oleśnicka 1, 56-504 Dziadowa Kłoda.

Numer statystyczny

Kontrolę przeprowadzili inspektorzy ds. kontroli gospodarki finansowej z Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu w osobach:

- Mariusz Więch, w okresie od 25 listopada 2003 r. do 12 lutego 2004 roku na podstawie upoważnienia nr 160 z 24 listopada 2003 roku z wyłączeniem dni 24 grudnia 2003 roku i 7 i 13 stycznia 2004 roku.

- Joanna Radzieja, w okresie od 25 listopada 2003 r. do 12 lutego 2004 roku na podstawie upoważnienia nr 161 z 24 listopada 2003 roku z wyłączeniem dni 24 grudnia 2003 roku i 7 stycznia 2004 roku

            Kontrolą kompleksową objęto gospodarkę finansową Gminy za 2002 rok i I półrocze 2003 roku, z uwzględnieniem danych gospodarczych z lat ubiegłych.

Ustalenia kontroli opisano w kolejnych rozdziałach:

I.                   Ustalenia ogólno-organizacyjne

1. Dane ogólne

Wójtem gminy Dziadowa Kłoda jest Tadeusz Ziółkowski wybrany 27 października 2002 roku w wyborach bezpośrednich, który był także Wójtem w III kadencji na podstawie wyboru dokonanego 27 października 1998 r.

Zastępcą Wójta jest Henryk Jerzyk powołany przez Wójta zarządzeniem nr 6/2002 z 2 grudnia 2002 roku, pełniący również od 1999 roku na podstawie uchwały Rady Gminy nr V/26/99 nieodpłatnie funkcję Sekretarza Gminy.

Skarbnikiem Gminy jest Krystyna Maciejewska powołana uchwałą Rady nr XXV/217/02 z 18 czerwca 2002 roku. W latach 1999 – 2002 funkcję skarbnika pełniła Maria Kurzawa powołana uchwałą Rady nr III/13/90.

Przewodniczącym Rady Gminy jest Eugeniusz Wieczorek, na podstawie wyboru dokonanego uchwałą Rady nr  I/1/2002 z 16 listopada 2002 roku.

Gmina Dziadowa Kłoda wchodzi w skład powiatu Oleśnickiego. Gmina obejmuje obszar o powierzchni 105 km², który podzielony jest na 9 sołectw. Liczba mieszkańców Gminy wynosi 4 591osób. Organizacja i zakres działania wspomnianych jednostek pomocniczych zostały określone w statutach nadanych przez Radę uchwałami.

2. Wewnętrzne regulacje organizacyjno-prawne

W kontrolowanym okresie obowiązywał Statut Gminy uchwalony przez Radę uchwałą nr XXVIII/172/01 z 30 października 2001 roku. W dniu 13 lutego 2003 roku wszedł w życie nowy Statut Gminy (opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Dolnośląskiego nr 9 poz. 203 z dnia 29.01.2003 r.) uchwalony przez Radę uchwałą nr III/17/02.

Organizację wewnętrzną Urzędu Gminy określał Regulamin Organizacyjny wprowadzony przez Wójta zarządzeniem nr 1/2003 z 20 marca 2003 roku.

Zgodnie z Regulaminem struktura Urzędu składa się z Wójta, Zastępcy Wójta, Skarbnika oraz Sekretarza. W Urzędzie utworzono dwa referaty; ogólny – „O” oraz księgowości i podatków „Fn”. Wewnątrz referatów nie utworzono komórek organizacyjnych, lecz wyłącznie stanowiska pracy. W skład Urzędu wchodziły następujące samodzielne stanowiska pracy:

- d/s obywatelskich,

- d/s inicjatyw gospodarczych,

- d/s społecznych,

- d/s gospodarki przestrzennej i ochrony środowiska,

- d/s gospodarki gruntami i rolnictwa,

- d/s rady,

- d/s OC i wojskowych.

W trakcie kontroli Wójt zarządzeniem nr 4/03 z 27 listopada 2003 roku wprowadził instrukcję w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania terroryzmowi.

            Na podstawie akt osobowych ustalono, że wszyscy pracownicy referatu „Fn” złożyli zgodnie z art. 294 § 2 ustawy – Ordynacja podatkowa przyrzeczenia o zachowaniu tajemnicy skarbowej.

Z książki ewidencji kontroli wynika, że w okresie objętym badaniem kontrolnym instytucje zewnętrzne nie przeprowadzały kontroli w Urzędzie Gminy.

3. Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej

Wójt w ramach sprawowanego nadzoru ustalił procedury kontroli wydatków ustalając regulamin kontroli wewnętrznej w Urzędzie. Zgodnie z § 5 regulaminu, kontrola wewnętrzna sprawowana była w postaci; kontroli wstępnej, kontroli bieżącej, kontroli następnej. Na podstawie protokołów z kontroli ustalono, że Wójt wywiązał się z obowiązku określonego w art. 127 ust. 2 ustawy o finansach publicznych w zakresie przeprowadzenia kontroli 5 % wydatków jednostek organizacyjnych Gminy.

     II.                Księgowość i sprawozdawczość budżetowa

Ewidencja księgowa prowadzona była techniką komputerową. Wójt zarządzeniem nr 2/2002 z 1 sierpnia 2002 roku w sprawie zakładowego planu kont wprowadził do stosowania programy komputerowe za pomocą, których prowadzono ewidencję księgową Urzędu (załącznik nr 5 do planu kont).

Zarządzeniem nr 2/2002 z 1 sierpnia 2002 r. w sprawie instrukcji regulujących gospodarkę finansową gminy Wójt wprowadził do użytku:

- instrukcję obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych,

- instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym Gminy, inwentaryzacji majątku,  i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie,

- instrukcję w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat,

- instrukcję w sprawie gospodarki kasowej,

- instrukcja Zakładowy Plan Kont,

- instrukcję ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

Szczegółowe ustalenia kontrolne z analizy prawidłowości danych zawartych w księgach rachunkowych i sprawozdaniach budżetowych znajdują się w dalszej części niniejszego protokołu.

III.             Gospodarka pieniężna i rozrachunki

1. Gospodarka kasowa i bankowa

Kontrola kasy przeprowadzona w dniu 3 lutego 2004 roku (vide załącznik nr III/1) nie wykazała nieprawidłowości w zakresie gospodarki środkami pieniężnymi i drukami ścisłego zarachowania oraz w stanie zabezpieczenia kasy. Na podstawie protokołu kontroli kasy ustalono, że ostatniej inwentaryzacji gotówki w kasie i druków ścisłego zarachowania dokonano 31 grudnia 2003 roku.

Do kontroli prawidłowości prowadzenia raportów kasowych oraz ewidencjonowania i rozliczania zaliczek, rachunków, faktur, list wypłat wynagrodzeń, diet wytypowano dowody księgowe z marca 2002 roku od nr 69 do nr 104 oraz z lutego 2003 roku od nr 40 do nr 70 i z maja 2003 roku od nr 151 do 211. W wyniku kontroli nieprawidłowości nie stwierdzono.

W zakresie zgodności obrotów  konta 101 – „Kasa” ustalono, że salda wytypowanych raportów kasowych wykazywały zgodność z saldami konta 101.

W kontrolowanym okresie bankową obsługę budżetu Gminy prowadził Bank Spółdzielczy w Oleśnicy Odział w Dziadowej Kłodzie na podstawie uchwały Rady nr VII/45/95 z 29 marca 1995 r. Ostatnia umowa nr 1/2003 z wyżej wymienionym bankiem została podpisana 3 marca 2003 roku. 

Dla Urzędu oraz budżetu Gminy założono łącznie 6 rachunków bankowych. W wyniku porównania sald wyciągów bankowych za okres grudzień 2002 roku i marzec 2003 roku z saldem kont rachunków bankowych (konta Urzędu 130,  oraz budżetu konto – 133) właściwych do ewidencjonowania dochodów i wydatków budżetowych stwierdzono, że kwoty wynikające z wyciągów były zgodne z kwotami na wspomnianych kontach.

            Salda na rachunkach bankowych zostały potwierdzone na koniec 2002 roku przez Bank Spółdzielczy zawiadomieniami o stanie sald, które były zgodne z ewidencją księgową kont zespołu 1 – „Środki pieniężne i rachunki bankowe”.

2. Druki ścisłego zarachowania

Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego w Urzędzie w pkt 3 części ogólnej wymienia następujące druki: czeki gotówkowe, czeki rozrachunkowe, kwitariusze przychodowe k – 103, kontokwitariusze, świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt, arkusze spisu z natury, karty drogowe, bilety na imprezy, kasa wyda KW. W celu skontrolowania prawidłowości ewidencjonowania i przechowywania druków ścisłego zarachowania, w trakcie kontroli kasy, porównano stan ewidencyjny druków ścisłego zarachowania ze stanem faktycznym. W wyniku kontroli nieprawidłowości nie stwierdzono.

3. Rozrachunki i roszczenia

            Z danych rocznego bilansu Urzędu sporządzonego według stanu na dzień 31 grudnia 2003 roku, wynika, że łączna wartość zobowiązań jednostki na koniec roku wyniosła 106.328,95 zł, w tym:

- z tytułu dostaw robót i usług (konto 201)............................37.130,99 zł,

- wobec budżetu (konta 221 i 225) .........................................5.738,54  zł,

- z tytułu ubezpieczeń społecznych (konto 229)....................22.610,38 zł,

- z tytułu wynagrodzeń (konto 231)......................................30.364,50 zł,

- rozrachunki z pracownikami (konto 234)..................................17,00 zł,

- pozostałe rozrachunki (konto 240) ....................................10.567,54  zł.

Szczegółowy wykaz stanów sald na kontach rozrachunkowych stanowi załącznik nr III/2 do niniejszego protokołu kontroli. W wyniku analizy wyżej wymienionych sald stwierdzono, że konto 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” było obciążane kwotami wadiów i kaucji, pomimo że zgodnie z obowiązującymi zasadami księgowymi określonymi w ustawie o rachunkowości do ewidencji kwot z tytułu wadiów i kaucji służy konto 240 – „Pozostałe rozrachunki”. W trakcie kontroli dokonano stosownego przeksięgowania kwot wadiów i kaucji z konta 201 na konto 240.

4. Kredyty, pożyczki i poręczenia

W kontrolowanym okresie Gmina na podstawie uchwał Rady zaciągnęła w Banku Spółdzielczym w Oleśnicy Oddział w Dziadowej Kłodzie cztery kredyty na łączną kwotę             555 000 zł:

1.      Krótkoterminowy na sfinansowanie remontu Gimnazjum w Dziadowej Kłodzie w wysokości 100 000 zł. Uchwała Zarządu w sprawie zaciągnięcia kredytu nr 79/103/02 z 8 stycznia 2002 roku.

2.      Długoterminowy na sfinansowanie kosztów wykonania nawierzchni asfaltowych na drogach gminnych w wysokości 150 000 zł. Uchwała Zarządu w sprawie zaciągnięcia kredytu nr 92/124/02 z 10 czerwca 2002 roku.

3.      Długoterminowy na sfinansowanie bieżących płatności w zakresie oświetlenia ulicznego i wypłat dodatków mieszkaniowych w wysokości 115 000 zł.

4.      Krótkoterminowy na sfinansowanie bieżących zobowiązań w wysokości 190 000 zł. Uchwała Zarządu w sprawie zaciągnięcia kredytu nr 87/114/02 z 8 kwietnia 2004 r.

Ad 1) Umowę kredytu nr 1/2002 z Bankiem Spółdzielczym podpisano 8 stycznia 2002 roku. Aneksem do umowy z 18 marca 2002 roku przesunięto termin spłaty na 28 czerwca 2002 roku.

Ad 2) Umowę kredytu nr 2/2002 z Bankiem Spółdzielczym podpisano 1 lipca 2002 roku po przeprowadzeniu przetargu ograniczonego.

Ad 3) Umowę kredytu nr 3/2002/B z Bankiem Spółdzielczym podpisano 23 grudnia 2002 roku po przeprowadzeniu przetargu nieograniczonego.

Ad 4) Umowę kredytu nr 1/2002/RB z Bankiem Spółdzielczym podpisano 9 kwietnia 2002 roku bez przeprowadzenia postępowania przetargowego.

      Zarząd zaciągał powyższe kredyty na podstawie upoważnienia zawartego w uchwale Rady nr XXXV/215/02 z 18 czerwca 2002 roku w sprawie zmiany budżetu gminy na 2002 rok. Bank Spółdzielczy zabezpieczył przyznane Gminie kredyty oprócz weksla in blanco, ustanowieniem pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bieżącym, co jest sprzeczne z art. 30 ust. 2 pkt 4 ustawy z 5 czerwca 1998 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591), w myśl którego do zadań wójta należy w szczególności wykonywanie budżetu.

Nie stwierdzono, aby łączna kwota długu na koniec 2002 roku przekroczyła 60 % dochodów Gminy. Zaciągnięte kredyty zostały prawidłowo wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń. Zaciągnięte kredyty zostały zaewidencjonowane na koncie 134 – „Kredyty bankowe”, zaś zaciągnięta pożyczka na koncie 260 – „Zobowiązania finansowe”.

W kontrolowanym okresie Gmina nie udzielała gwarancji i poręczeń.

TAJEMNICA SKARBOWA (strony 5-12)

...obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia wydania zezwolenia. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnik Gminy (pkt 1 załącznika nr IV/1/18 do protokołu kontroli) wynika, że opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych naliczane były w wysokości odpowiadającej równowartości odpowiednio 125 lub 500 euro, ustalonej przy zastosowaniu kursu kupna walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia wydania zezwolenia. Pomimo braku określenia daty wydania zezwoleń pracownik na swoim stanowisku prowadził dla własnych potrzeb zeszyt, w którym odnotowywał datę wpłaty za wydane zezwolenie oraz kurs kupna walut z dnia wydania zezwolenia, tj. z dnia, w którym osoba zainteresowana zgłosiła się po odbiór zezwoleń i dokonywała wpłaty (przed ich wydaniem).

            Za korzystanie z zezwoleń nr: II/A/2/2002, II/B/2/2002, II/C/2/2002 ważnych od 1 lutego 2002 roku opłatę uiszczono 25 lutego 2002 roku. Powyższe było niezgodne z art. 11¹ ust. 5 powołanej ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, z którego wynikało, że w roku nabycia zezwolenia opłata za korzystanie z zezwolenia wnoszona jest przed wydaniem zezwolenia. W wyjaśnieniu stanowiącym załącznik nr IV/1/19 do protokołu kontroli pracownik odpowiedzialnego za przygotowanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych stwierdził, że powyższe zezwolenie przygotowano dla osoby ubiegającej się o ich wydanie z datą ważności od 1 lutego 2002 roku, lecz osoba ta nie odebrała ich zgodnie z datą ich ważności. Zainteresowany zgłosił się po zezwolenia 25 lutego 2002 roku, wtedy też została naliczona opłata. Osoba ta otrzymała zezwolenie po okazaniu dowodu wpłaty pracownikowi.

W stosunku do osób korzystających z pozwoleń ujętych w poniższym zestawieniu nie wystawiano decyzji wygaszających, o których mowa w art. 162 § 1 pkt 1 oraz § 3 powołanej ustawy z 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U.00, nr 98, poz. 1071 ze zm.), pomimo że osoby te wpłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych dokonały po terminie określonym w art. 11¹ ust. 7 ustawy z 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity Dz.U.02, nr 147, poz. 1231 ze zm.).

Zestawienie:

a)      Zezwolenia o numerach: II/A/2/2002, II/B/2/2002, II/C/2/2002 - wpłat pierwszej i drugiej raty za 2003 rok dokonano odpowiednio: 2 lutego 2003 roku oraz 25 czerwca 2003 roku,

b)      Zezwolenia o numerach: I/A/9/2002, I/B/9/2002 - wpłaty dokonano w dniu 6 października 2003 roku,

c)      Zezwolenia o numerach II/B/4/2001, II/C/3/2001, II/A/5/2001, II/C/2/2001, II/B/3/2001, II/A/4/2001 w pierwszej połowie 2003 roku nie wpłynęły opłaty.

Z wyjaśnienia złożonego przez Wójta Gminy (pkt 1 załącznika nr IV/1/20 do protokołu kontroli) wynika, że nie wydawano decyzji wygaszających, ponieważ Urząd nie miał możliwości ustalenia daty zapłaty za korzystanie z pozwoleń wymienionych w punkcie „a”. Ponadto Wójt nie wydawał decyzji wygaszającej ze względu na trudności finansowe osoby korzystającej z zezwolenia. Uwzględnienie trudnej sytuacji finansowej było również przyczyną niewydania decyzji wygaszającej zezwolenia wymienione w punkcie „b”. Osoby korzystające z zezwoleń wymienionych w pkt „c” w styczniu przed terminem płatności I raty zgłosiły ustnie rezygnację ze sprzedaży, ponieważ nie nastąpiła likwidacja punktu sprzedaży (nie dokonano wykreślenia rozrachunków ewidencji działalności gospodarczej) zasugerowano się tym i nie wydano decyzji wygaszających. Ustosunkowując się do wyjaśnień dotyczących decyzji wymienionych w pkt a i b stwierdzić należy, że przepisy prawa nie przewidują możliwości przesunięcia terminów rat opłaty za korzystanie z pozwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

Dla rozrachunków z osobami korzystającymi z pozwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych nie prowadzono kont analitycznych, co było niezgodne z art. 13 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 16 ust. 1 powołanej ustawy o rachunkowości, z których wynika, że konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnik Gminy (pkt 2 załącznika nr IV/1/18 do protokołu kontroli) wynika, że do końca 2002 roku nie prowadzono kont analitycznych dla osób korzystających z zezwoleń, ponieważ prowadzony był rejestr wydawanych zezwoleń oraz dokonywanych wpłat. Konta analityczne dla tych osób założono od stycznia 2003 roku.

W 2002 roku na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych wydatkowano 40 815 zł, co oznacza, że wobec dochodów zrealizowanych w wysokości 54 177,60 zł, ze środków uzyskanych z opłat za korzystanie z pozwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych nie wykorzystano 13 362 zł. Tymczasem ze sprawozdania z realizacji programu stanowiącego załącznik nr IV/1/21 do protokołu kontroli wynika, że niektóre zadania zawarte w programie nie zostały wykonane: nie zorganizowano m.in. świetlicy środowiskowej dla dzieci, nie udzielono wsparcia Poradni Leczenia Odwykowego w Sycowie, nie przeprowadzono szkolenia członków komisji. Powyższe było niezgodne z art. 18 ² powołanej ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, z którego wynika, że dochody z opłat za korzystanie z pozwoleń za sprzedaż napojów alkoholowych wykorzystywane będą na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania programów alkoholowych. Przyczyny niewykorzystania powyższej kwoty przedstawione zostały szczegółowo w wyjaśnieniu Wójta Gminy zawartym w pkt 2  załącznika nr IV/1/20 do protokołu kontroli. Z wyjaśnienia tego wynika m.in., że na wspieranie PLO w Sycowie, znajdującej się na terenie sąsiedniej Gminy zaplanowano kwotę 2 000 zł, mieszkańcy Gminy Dziadowa Kłoda udawali się tam na leczenie, jednakże ze względu na ich ubożenie oraz koszt dojazdu autobusem coraz mniej osób korzystało z tej formy leczenia. W II półroczu 2002 roku terapeuta pracujący w punkcie Konsultacyjnym w Dziadowej Kłodzie rozpoczął zajęcia z grupą osób uzależnionych, których sytuacja materialna nie pozwala na dojazd do Sycowa. Świetlicę środowiskową zamierzano uruchomić w pomieszczeniu gospodarczym Gminnego Ośrodka Zdrowia, jednakże pracownik SANEPIDU stwierdził, że nie może wydać pozytywnej opinii w tej sprawie. Wytypowano kolejną lokalizację, jednakże ze względu na wysoki koszt adaptacji pomieszczeń odstąpiono od tworzenia świetlicy. Oferty dotyczące szkolenia członków Komisji były zbyt drogie, w związku z tym na szkolenie oddelegowano tylko Sekretarza Komisji, przeszkolił on pozostałych członków Komisji.

2. Wydatki budżetowe

W budżecie na 2002 rok, po zmianach zaplanowano wydatki w ogólnej kwocie 7 038 403 zł. Plan ten zrealizowano w 95,9 %, tj. w kwocie 6 747 745 zł. W 2003 roku w budżecie zaplanowano wydatki w wysokości 6 663 041 zł. W I połowie 2003 roku powyższy plan zrealizowano w 47 %, tj. w kwocie 3 135 643 zł.

a) Wydatki na wynagrodzenia

            W budżecie na 2002 rok zaplanowano wydatki na wynagrodzenia pracowników Urzędu (dział 750, rozdz. 75023, § 4010) w kwocie 571 000 zł, a wykonano w 99 %, tj. w kwocie 570 507,21 zł. W I półroczu 2003 roku z zaplanowanej kwoty 616 339 zł na wynagrodzenia pracowników Urzędu wydatkowano 267 026,61 zł, co stanowiło wykonanie planu w 43 %. Do kontroli prawidłowości zaszeregowania i naliczania wynagrodzeń spośród 17 pracowników Urzędu wybrano akta osobowe 7 pracowników zatrudnionych na niżej wymienionych stanowiskach: Wójta, Zastępcy Wójta, Skarbnika, Inspektora d/s obrony cywilnej, Inspektora d/s organizacyjo-administracyjnej, Inspektora d/s ewidencji ludności, Inspektora d/s społecznych. Wykaz skontrolowanych pracowników stanowi załącznik nr IV/II/1 do niniejszego protokołu.

    Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie kategorii zaszeregowania pracowników, stawek dodatków funkcyjnego oraz stażowego. Wysokość stawek wynikających z kategorii zaszeregowania oraz wielkość dodatku stażowego i funkcyjnego, wyżej wyszczególnionych pracowników Urzędu, porównano z listami płac za miesiące grudzień 2002 rok i luty 2003 rok. W wyniku kontroli nieprawidłowości nie stwierdzono.

            Pochodne od wynagrodzeń pracowników Urzędu (składki na fundusz ubezpieczeń społecznych i fundusz pracy) zaplanowane w 2002 roku w kwocie 129 456 zł wykonano w 99 %, tj. 129 264,34 zł. Natomiast w I półroczu 2003 roku plan wydatków na pochodne od wynagrodzeń wykonano w 39,61 %, tj. w kwocie 55 154,69 zł (plan-139 243 zł). Kontrola dokumentów księgowych za miesiąc grudzień 2002 i styczeń 2003 nie wykazała nieprawidłowości w zakresie przekazania składek na konto ZUS i Funduszu Pracy.

diety radnych

            Zasady naliczania i wypłacania diet radnym określone zostały w uchwale Rady nr IV/21/98 z 17 grudnia 1998 r. i uchwale nr II/13/02 z 30 listopada 2002 r. Kontrolą prawidłowości ustalania diet objęto listy diet radnych za maj 2002 roku oraz za styczeń 2003 roku. W wyniku kontroli nieprawidłowości nie stwierdzono.

b)      Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dla pracowników Urzędu.

Zasady przyznawania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowych ustalone zostały w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zatwierdzonym przez Wójta 3 stycznia 2001 roku.

W 2002 roku i 2003 roku, kwoty odpisów zostały przekazane zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wyliczenia wysokości odpisu na 2002 i 2003 rok.

W kontrolowanym okresie gospodarowanie środkami funduszu odbywało się zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie Funduszu.

c) Wydatki na zakup materiałów i usług

Kontrolą objęto karty wydatków z 2002 roku i I połowy 2003 roku na § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, § 4300 – zakup usług pozostałych, § 4260 – zakup energii oraz 4270 – zakup usług remontowych. W 2002 roku na § 4210 wydatkowano 29 129,32 zł, na § 4300 wydatkowano 58 688 zł, na § 4260 wydatkowano 3 019 zł. W I połowie 2003 roku na § 4210 wydatkowano 19 316,88 zł, na § 4300 wydatkowano 48 432,70 zł, na § 4260 wydatkowano 1 939,02 zł Nie stwierdzono przekroczeń planu powyższych wydatków oraz nieprawidłowości w zakresie ich klasyfikacji do poszczególnych paragrafów. Karty wydatków były zgodne ze sprawozdaniem budżetowym Rb-28s o wydatkach.

e) Wydatki na podróże służbowe

Wydatki z tytułu podróży służbowych krajowych pracowników Urzędu (§ 4410) w 2002 roku wykonano w kwocie 16 717,22 zł, co stanowiło 99 % planu po zmianach wynoszącego 16 780 zł. W I połowie 2003 roku na krajowe podróże służbowe pracowników Urzędu wydatkowano 10 210,61 zł, co stanowiło 60 % planu (17 000 zł). Powyższe kwoty, wynikające z kart wydatków były zgodne z wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28 o wydatkach budżetowych. Z rejestru wynika, że w 2002 roku wystawionych zostało 334 krajowych poleceń wyjazdów służbowych, a w I połowie 2003 roku wystawionych zostało 169 poleceń. Do kontroli losowo wytypowano 26 poleceń, których wykaz stanowi załącznik nr IV/II/2 do protokołu kontroli. Stwierdzono, że na druku polecenia wyjazdu służbowego nr 161/03 z 2003 roku dokonano zamazania korektorem nieprawidłowo wpisanej dekretacji, co było sprzeczne zasadami sporządzania dokumentu do księgowania określonymi w Instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych, w myśl których; jakiekolwiek przeróbki i wymazywania na dowodach księgowych są niedopuszczalne, błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub liczby i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby upoważnionej do tej czynności: skreślona treść lub liczba musi być nadal czytelna; nie można jednak poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 

            W kontrolowanym okresie pracownikom Urzędu nie wystawiano zagranicznych poleceń wyjazdów służbowych. 

            Urząd nie posiadał samochodu służbowego. W kontrolowanym okresie podpisano z pracownikami 26 umów na korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych. Do kontroli prawidłowości rozliczania wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych losowo wybrano rozliczenia wynikające z umów podpisanych z 5 osobami: Tadeuszem Ziółkowskim, Henrykiem Jerzykiem, Zygmuntem Jurowiczem, Ryszardem Jurowiczem i Ewą Lempert. W wyniku kontroli       nieprawidłowości nie stwierdzono.      

e) Wydatki majątkowe

W budżecie Gminy na wydatki majątkowe w 2002 roku (po zmianach) przewidziano 565 418 zł, zaś z wydruku dotyczącego realizacji wydatków budżetowych wynika, że wykonanie wyniosło 564 106,07 zł, co stanowiło 99 % założonego planu. Na 2003 rok (stan na 30 czerwca 2003 r.) przewidziano wydatki majątkowe w kwocie 423 380 zł, zaś wykonanie w I półroczu 2003 r. wyniosło 1 319,26 zł ( 0,31 % planu).

f) Stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych

Do kontroli przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych wytypowano dokumentację przetargową na:

 - Przebudowę drogi transportu rolnego Dalborowice-Kolonia za kwotę powyżej 30.000 EURO,

- Przebudowę drogi transportu rolnego w miejscowości Dziadów Most za kwotę powyżej 30.000 EURO,

Skontrolowane inwestycje zostały dofinansowane na podstawie umów dotacjami na łączną kwotę 176.500 zł uzyskanych przez Gminę od Województwa Dolnośląskiego ze środków Terenowego Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych.

Przebudowa drogi transportu rolnego Dalborowice-Kolonia.

Kontrolą objęto następujące dokumenty; kosztorys inwestorski, pozwolenie na budowę, dziennik budowy, umowę o prowadzenie nadzoru inwestorskiego, ogłoszenie o przetargu na druku ZP-110, protokół z przetargu nieograniczonego, umowę dotacji nr 2/14.3/2002, oferty, korespondencję, dokumentację przetargową na drukach ZP, zawiadomienie o wynikach przetargu, protokół z przekazania placu budowy, umowę z wykonawcą Przedsiębiorstwem Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o. o z Brzegu zawartą 14 sierpnia 2002 roku oraz dokumenty księgowe w postaci rachunków i faktur.

W wyniku kontroli stwierdzono, że w oryginale umowy dotacji nr 2/14.3/2002 z 22 kwietnia 2002 roku (vide załącznik nr IV/II/3 do protokołu kontroli) zawartej przez Gminę z Województwem Dolnośląskim wpisano w § 5 ust. 1 wykonawcę robót budowlanych – Przedsiębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o.o z Brzegu. Tymczasem postępowanie przetargowe rozpoczęło się 13 czerwca 2002 z chwilą opublikowania ogłoszenia o przetargu. Kserokopia ogłoszenia o przetargu stanowi załącznik nr IV/II/4 do protokołu kontroli. W związku z powyższym zwrócono się o wyjaśnienie do Tadeusza Ziółkowskiego, który w pkt 1 wyjaśnienia stanowiącego załącznik nr IV/II/5 do protokołu kontroli stwierdził, że „umowa na dotację została przygotowana przez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego i zostaliśmy zobligowani do jej podpisania w terminie odwrotnym. Uzupełnienie § 5 umowy nastąpiło w terminie późniejszym po przeprowadzeniu postępowania przetargowego. Inwestor w trakcie rozliczania zadania składa ponadto oświadczenie, że wykonawca drogi został wyłoniony z zachowaniem rygorów – ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych do w/w ustawy. Powyższy problem został zasygnalizowany Urzędowi Marszałkowskiemu Województwa Dolnośląskiego – Wydziałowi Geodezji i Kartografii celem zmiany § 5 umowy dotacji, aby w przyszłości nie uzupełniać podpisanej już umowy w dacie późniejszej”.

W umowie z wykonawcą, Przedsiębiorstwem Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o. o zawartej 14 sierpnia 2002 roku oraz w protokole przekazania placu budowy z 14 sierpnia 2002 roku oraz w dzienniku budowy z 14 sierpnia 2002 roku wpisano jako inspektora nadzoru Józefa Kuźmę, pomimo że umowa o prowadzenie nadzoru inwestorskiego została podpisana z Panem Kuźmą 19 sierpnia 2002 roku. Kserokopie wymienionych wyżej dokumentów stanowią załącznik nr IV/II/6 do niniejszego protokołu kontroli. W pkt 2 wyjaśnienia stanowiącego załącznik nr IV/II/5 do niniejszego protokołu Tadeusz Ziółkowski stwierdził, że „podpisanie umowy o prowadzenie nadzoru inwestorskiego na przebudowę drogi transportu rolnego „Dalborowice Kolonia” o długości 1450 mb, miało nastąpić w dniu 14 sierpnia 2002 r. wraz z podpisaniem umowy na wykonawstwo tego zadania z Przedsiębiorstwem Robót Drogowo – Mostowych w Brzegu, na które poproszono Józefa Kuźmę, aby zapoznał się z treścią umowy i podpisał przygotowaną umową o pełnienie nadzoru inwestorskiego. Przygotowanej umowy o nadzór inwestorski w dniu 14 sierpnia 2002 roku nie podpisano z uwagi na § 7 umowy dotyczącej warunków odpłatności za pełnienie nadzoru, w której przyjęto 1,5 % od wartości robót. Następnie nastąpiły negocjacje z inspektorem nadzoru i ustalono, że odpłatność wyniesie 2 % od wartości robót brutto, dlatego przygotowano nową umowę i podpisano w dniu 19 sierpnia 2002 roku. Przekazanie placu budowy i wpis do Dzienniku Budowy nastąpił w dniu 14 sierpnia 2002 roku w obecności inwestora, inspektora nadzoru i wykonawcy, aby nie ustalać nowego dodatkowego terminu przekazania placu budowy. 

W dzienniku budowy nr 303/2002 r. wydanym 14 sierpnia 2002 roku na stronie 5 (vide załącznik nr IV/II/7 do protokołu kontroli) Inspektor Józef Moskalik dokonał zamazania korektorem uprzednio wpisanej treści, pomimo że z informacji o sposobie prowadzenia Dziennika Budowy wynika, że wpisy w dzienniku powinny być trwałe i czytelne. W razie konieczności wprowadzenia poprawek do dokonanych już wpisów, należy niewłaściwy tekst skreślić w sposób umożliwiający jego odczytanie i wprowadzić właściwą treść w nowym wpisie, opatrując go wyjaśnieniem wprowadzonej zmiany. W wyjaśnieniu stanowiącym załącznik nr IV/II/8 do protokołu kontroli Inspektor Józef Moskalik stwierdził, że „wymazania korektorem w Dzienniku Budowy nr 303/2002 wydanym w dniu 14 sierpnia 2002 roku na przebudowę drogi transportu rolnego Dalborowice-Kolonia dokonał kierownik budowy Pan Krzysztof Rybak, prosząc o dokonanie pierwszego wpisu jako uwidocznienie wykonania robót wykonanych przez mieszkańców wsi Dalborowice przy budowie drogi, tj. wykonanie dolnej warstwy podbudowy z kruszywa łamanego pochodzącego z likwidowanego torowiska jako wkład własny mieszkańców wsi Dalborowice, aby było to uwidocznione przy rozliczeniu. Wpisu do w/w Dziennika Budowy dokonałem osobiście”             .

Stwierdzono, że zamawiający nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 22 ust. 5 ustawy o zamówieniach publicznych i nie wezwał wykonawców do złożenia oświadczeń o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. – prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi, pomimo że wartość zamówienia określona w protokole postępowania wynosiła 42 733,79 EURO. Kserokopia protokołu stanowi załącznik nr IV/II/9 do niniejszego protokołu kontroli. W pkt 3 wyjaśnienia stanowiącego załącznik nr IV/II/5 do protokołu kontroli Tadeusz Ziółkowski – Wójt stwierdził, że „Wymagane oświadczenia były złożone przez oferentów w przewidzianym ustawą terminie. Jednakże dokumenty I – ego i II – ego etapu przebudowy tej drogi realizowanej w roku 2002 i 2003 były połączone w jednym komplecie. Wypinając dokumenty I – ego etapu dla potrzeb kontroli, oświadczenia te pomyłkowo pozostawiono w dokumentacji II – ego etapu przebudowy drogi”. Do wyjaśnień dołączono stosowne dokumenty.

Ustalono, że zamawiający nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych i nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej. W pkt 4 wyjaśnienia stanowiącego załącznik nr IV/II/5 do niniejszego protokołu kontroli Tadeusz Ziółkowski – Wójt stwierdził, że prace polegające na przebudowie drogi dojazdowej do gruntów rolnych Dalborowice-Kolonia oraz drogi dojazdowej w miejscowości Dziadów Most zostały potraktowane jako prace modernizacyjne – drogowe, a nie jako prace typowo budowlane. W związku z powyższym oraz z uwagi na stosunkowo niskie w skali kraju wartości prac modernizacyjnych nie przekazywano Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z przeprowadzonych postępowań przetargowych.

Przebudowa drogi transportu rolnego w miejscowości Dziadów Most

Kontrolą objęto następujące dokumenty; kosztorys inwestorski, pozwolenie na budowę, dziennik budowy, umowę o prowadzenie nadzoru inwestorskiego, ogłoszenie o przetargu na druku ZP-110, umowę dotacji, oferty, korespondencję, dokumentację przetargową na drukach ZP, protokół z przetargu nieograniczonego, zawiadomienie o wynikach przetargu, protokół z przekazania placu budowy, umowę z wykonawcą Przedsiębiorstwem Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o. o z Brzegu zawartą 10 lipca 2003 roku oraz dokumenty księgowe w postaci faktur i rachunków.

W wyniku kontroli powyższych dokumentów stwierdzono, że zamawiający nie spełnił wymogu wynikającego z art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych i nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej. Wyjaśnienie w tej sprawie złożył Tadeusz Ziółkowski – Wójt, które stanowi załącznik nr IV/II/5 do niniejszego protokołu kontroli.

Dotacje dla jednostek spoza sektora finansów publicznych

            W kontrolowanym okresie z budżetu gminy przekazano dwie dotacje dla podmiotów zewnętrznych:

1.      5 grudnia 2002 roku na podstawie porozumienia podpisanego przez Gminę z Ochotniczą Strażą Pożarną na kwotę 5.000 zł z przeznaczeniem na karoserię samochodu strażackiego.

2.      21 listopada 2002 roku na podstawie porozumienia podpisanego przez Gminę z Nadodrzańskim Centrum Pomocy Bliźniemu Monar-Markot na kwotę 500 zł z przeznaczeniem na pomoc finansową dla Centrum Pomocy Bliźniemu.

Kontrola dokumentów związanych z przekazaniem powyższych kwot nieprawidłowości nie wykazała.

V. Mienie komunalne

1. Gospodarka nieruchomościami

Sprzedaż i nabywanie nieruchomości

Rada Gminy nie podjęła uchwały, o której mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a powołanej ustawy o samorządzie gminnym, tj. uchwały określającej zasady nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawienia lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata. Uchwały takie były każdorazowo podejmowane przed zbyciem nieruchomości.

W 2002 roku Gmina zbyła 22, a w pierwszej połowie 2003 roku 5 działek stanowiących mienie Gminy. Wykaz działek zbytych w 2002 roku stanowi załącznik nr V/1 i V/2 do protokołu kontroli, a działek zbytych w pierwszej połowie 2003 roku załącznik nr V/3 do protokołu kontroli. W kontrolowanym okresie Gmina nabyła trzy nieruchomości: jedną na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy z 10 maja 1990 roku przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 32 poz. 191 ze zm.), a dwie pozostałe na podstawie art. 13 ustawy z 19 października 1991 roku o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (tekst jednolity Dz. U. 2001 nr 57, poz. 603 ze zm.). Wykaz nabytych działek stanowi załącznik nr V/4 do protokołu kontroli

Kontrola prawidłowości zbywania mienia Gminnego, którą objęto nieruchomości ujęte pod pozycją nr: 1, 2, 7, 8, 14 wykazu stanowiącego załącznik nr V/1 do protokołu kontroli, pod pozycją nr 1 załącznika nr V/2 do protokołu kontroli oraz pod pozycją nr 3 załącznika nr V/3 do protokołu kontroli wykazała, że:

1. W uchwale nr XII/82/99 z 15 listopada 1999 roku Rada Gminy ustaliła zasady udzielania bonifikaty przy sprzedaży lokali mieszkalnych (kserokopia uchwały stanowi załącznik nr V/5 do protokołu kontroli). Przy sprzedaży w trybie bezprzetargowym lokali mieszkalnych ujętych pod pozycją nr 3 wykazu stanowiącego załącznik nr V/3 do protokołu kontroli bonifikaty udzielano tylko od wartości lokalu mieszkalnego, grunt związany ze sprzedawanym lokalem mieszkalnym sprzedawano bez udzielenia bonifikaty, tj. po cenie ustalonej w operacie szacunkowym. Powyższe było niezgodne z art. 2 ust. 1, art. 3 ust. 1 ustawy z 24 czerwca 1994 roku o własności lokali (tekst jednolity Dz. U. 00 nr 80, poz. 903 ze zm.) oraz art. 50 ustawy z 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. 64 nr 16, poz. 93 ze zm.), z których wynika, że samodzielny lokal mieszkalny może stanowić odrębną nieruchomość, w razie wyodrębnienia własności lokalu właścicielowi przysługuje udział w nieruchomości wspólnej jako prawo związane z własnością lokalu, prawo to uważa się za część składową nieruchomości. Z wyjaśnienia złożonego przez Wójta Gminy (pkt 1 załącznika nr V/6 do protokołu kontroli) wynika, że bonifikaty udzielano tylko od wartości lokalu mieszkalnego, gdyż zgodnie z uchwałą Rady Gminy nr XII/82/99 z 15 listopada 1999 roku bonifikata ta nie obejmuje gruntów. Przy podejmowaniu w/w Uchwały Rada uchwaliła dość wysokie stawki procentowe bonifikat, gdyż uważała, że lokale na terenie Gminy są o zbyt niskim standardzie technicznym. Rada nie wyraziła zgody na bonifikatę od wartości gruntów, gdyż stwierdziła, że grunt nie traci na wartości, wręcz wartość gruntów na terenie Gminy wzrasta. Zgodnie z art. 68 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami właściwy organ może za zgodą rady udzielić bonifikaty. W tym przypadku Rada wyraziła zgodę tylko na bonifikatę przy sprzedaży lokali mieszkalnych. Gmina zbywając lokale mieszkalne ma obowiązek zbywać je zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami, w której zapisane jest, że bonifikata może zostać udzielona. Gmina zbywała lokale wraz z udziałem nieruchomości wspólnej jako prawo związane z własnością lokalu, za cenę ustaloną przez biegłego rzeczoznawcę majątkowego przy zastosowaniu bonifikaty uchwalonej przez Radę.

2. Nabywców nieruchomości ujętych pod pozycją nr: 2, 14 wykazu stanowiącego załącznik nr V/1 do protokołu kontroli oraz pod pozycją nr 3 wykazu stanowiącego załącznik nr V/3 do protokołu kontroli nie informowano na piśmie o miejscu i terminie zawarcia umowy, co było niezgodne z art. 41 ust. 1 ustawy z 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. 00 nr 46, poz. 543 ze zm.), z którego wynika, że organizator przetargu jest zobowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Z wyjaśnienia złożonego przez pracownika przygotowującego dokumentację dotyczącą sprzedaży nieruchomości (załącznik nr V/7 do protokołu kontroli) wynika, że wstępnie termin zawarcia aktu notarialnego dotyczącego sprzedaży nieruchomości ujętej pod pozycją nr 2 został w obecności nabywców ustalony telefonicznie i przekazany ustnie. Nabywcy zgłosili się z dowodem dopłaty i wówczas wyznaczony wstępnie termin został potwierdzony. Nabywca nieruchomości ujętej pod pozycją nr 14 osobiście zgłosił się do Urzędu z prośbą o spisanie umowy sprzedaży w terminie, który już wcześniej został ustalony dla innych nabywców i powiadomienie telefoniczne, po uzgodnieniu z kancelarią notarialną termin zawarcia umowy został przekazany telefonicznie. Nabywcy lokali mieszkalnych ujętych pod pozycją nr 3 przy podpisywaniu protokołu z przetargu zgłosili wyraźną prośbę, by o terminie i miejscu zawarcia umowy poinformować ich telefonicznie.

Na podstawie ewidencji księgowej - konto 011 „środki trwałe” ustalono, że:

1. budynki wchodzące w skład nieruchomości, których nabycie stwierdzono decyzją Wojewody z 25 października 2002 roku (prawomocna od 28 listopada 2002 r.) ujęte zostały w ewidencji księgowej 31 grudnia 2002 roku – dowód księgowy nr: 533,
2.  grunty, których nabycie stwierdzono decyzjami Wojewody z 25 października 2002 roku oraz z 6 listopada 2002 roku nie zostały ujęte w ewidencji księgowej,
3. zbycie nieruchomości ujętych pod pozycją nr: 1, 2, 7, 8, 14 wykazu stanowiącego załącznik nr V/1 oraz pod pozycją nr 1 wykazu stanowiącego załącznik nr V/2  do protokołu kontroli, pozycją nr 3 załącznika nr V/3 do protokołu nie zostało ujęte w ewidencji księgowej,  pomimo że umowy sprzedaży tych nieruchomości zawarto odpowiednio 28 czerwca 2002 roku, 8 lipca 2002 roku, 11 lipca 2002, 10 grudnia 2002 roku 4 kwietnia 2003 roku oraz 29 kwietnia 2003 roku.

Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. 02 nr 76, poz. 694 ze zm.), z którego wynika, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnik Gminy (pkt 1-2 załącznika nr V/8 do protokołu kontroli) wynika, że budynki nabyte decyzją Wojewody ujęte zostały w ewidencji na koncie 011 dopiero w dniu 31 grudnia 2002 roku, gdyż po otrzymaniu decyzji należało odczekać aż się uprawomocni, następnie oczekiwano na ujawnienie wpisu prawa własności do księgi wieczystej, aby własność została umocniona. Zbycie oraz nabycie nieruchomości opisanych w punkcie 2 i 3 nie zostało zaewidencjonowane na koncie 011, ponieważ było ewidencjonowane w referacie podatkowym, natomiast sporządzenie LT i PT zostało pominięte. Wszystkie zmiany zostały wprowadzone do ewidencji inwenturą sporządzoną na dzień 31 grudnia 2002 roku. Za 2003 rok zmiany wprowadzono na podstawie LT i PT. Obecnie sprawy te prowadzi się na bieżąco.

W zbiorczych dowodach księgowych nr 572, 573 (polecenia księgowania) nie wymieniono pojedynczych dowodów księgowych, na podstawie których dokumenty te sporządzono, co było niezgodne z art. 20 ust. 3 pkt 1 powołanej ustawy o rachunkowości, z którego wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być sporządzone przez jednostkę zbiorcze dowody księgowe służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, dowody te muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.

Najem i dzierżawa nieruchomości

Stawki czynszu za najem lokali mieszkalnych określone zostały w uchwale Rady Gminy z 15 lutego 1996 roku nr XIII/79/96 w sprawie ustalenia stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne i lokale socjalne na terenie Gminy.

W kontrolowanym okresie Gmina nie zawierała umów najmu lokali mieszkalnych. Wykazane w załączniku nr V/9 do protokołu kontroli umowy najmu 27 lokali mieszkalnych zawarte zostały w okresie wcześniejszym. Kontrola prawidłowości stosowania stawek czynszowych, którą objęto 8 umów ujętych w załączniku nr V/10 do protokołu kontroli nieprawidłowości nie wykazała.

Stawki czynszu za najem lokali użytkowych, garaży, budynków inwentarsko- gospodarczych ustalone zostały w uchwale Rady z 14 listopada 2002 roku nr XXI/128/00. W kontrolowanym okresie zawarto 3 umowy najmu lokali użytkowych. Wykaz umów stanowi załącznik nr V/11 do protokołu kontroli. Kontrola prawidłowości zastosowania stawek czynszowych, którą objęto umowy wykazane w tym załączniku nieprawidłowości nie wykazała.

Stawki czynszu za dzierżawę gruntów gminnych, stanowiących własność Gminy, użytkowanych na cele rolne określono w uchwale Zarządu z 22 lutego 1996 roku nr 39/36/96 oraz w uchwale Zarządu z 13 listopada 2002 roku nr 99/148/02. W kontrolowanym okresie zawarto 17 umów najmu gruntów rolnych. Wykaz zawartych umów stanowi załącznik nr V/12 do protokołu kontroli. Kontrola prawidłowości zastosowania stawek czynszu, którą objęto umowy wykazane pod pozycją nr 8-17 wykazu nieprawidłowości nie wykazała.

Gospodarka pozostałymi składnikami majątku

Środki trwałe

Na podstawie ewidencji księgowej - konto 011 „środki trwałe” ustalono, że wartość początkowa środków trwałych na dzień 1 stycznia 2003 roku wyniosła 12 312 021,24 zł, do 30 czerwca 2003 roku ich stan nie zmienił się. Wartość początkowa środków trwałych na dzień 1 stycznia 2002 roku wyniosła 11 789 949,40 zł w trakcie roku wartość środków trwałych zwiększyła się o 522 071,84 zł. Kontrola dowodów księgowych o numerach: 577, 579, na podstawie których w ewidencji księgowej ujęto środki trwałe o ogólnej wartości 391 867,84 zł wykazała, że:

- w dniu 31 grudnia 2002 roku w ewidencji księgowej ujęto inwestycje przyjęte 11 października 2002 roku (dowód księgowy nr 577) oraz 2 sierpnia 2002 roku (dowód księgowy nr 579), co było niezgodne z powołanym art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnik Gminy (pkt 3 załącznika nr V/8 do protokołu kontroli) wynika, że inwestycje zostały ujęte w ewidencji księgowej w grudniu, ponieważ dokumenty OT dotyczące inwestycji doręczone zostały do referatu finansowego przez pracowników prowadzących inwestycje w okresie późniejszym z uwagi na okres rozliczeniowy.

- kontrola prawidłowości klasyfikowania środków trwałych według grup, podgrup i rodzajów określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. nr 112, poz.1317 ze zm.), którą objęto budynki nieprawidłowości nie wykazała

- stosownie do § 1 pkt 3 Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym Gminy, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie, wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 2/2002 z 1 sierpnia 2002 roku umorzenie środków trwałych na koncie 071  zaewidencjonowano na podstawie wydruku komputerowego (dowód księgowy nr 580). Kontrola prawidłowości zastosowania stawek umorzeniowych, którą objęto środki trwałe z grupy I-„budynki” oraz sklasyfikowane w grupie IV/49/491- „zestawy komputerowe” wykazała, że budynek mieszkalny o numerze ewidencyjnym I/11/110/1 w 2002 roku umorzono przy zastosowaniu stawki 2,5%, co było niezgodne z tabelą stawek umorzeniowych zawartą w ustawie z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U., nr 56, poz. 654 ze zm.), z której wynika, że tego rodzaju budynki powinny być umarzane przy zastosowaniu stawki 1,5%. W 2003 roku stawka została skorygowana.

Pozostałe środki trwałe

Na podstawie ewidencji księgowej - konto 013 „pozostałe środki trwałe” ustalono, że wartość początkowa pozostałych środków trwałych na dzień 1 stycznia 2003 roku wyniosła 215 164,03 zł, do 30 czerwca 2003 roku ich stan zwiększył się o 3 624,31 zł. Wartość początkowa pozostałych środków trwałych na 1 stycznia 2002 roku wyniosła 199 525,36 zł w trakcie roku ich wartość zwiększyła się o 20 200,69 zł oraz zmniejszyła o 4 562,02 zł. Kontrola dowodów księgowych: nr 279 z 2003 roku, nr 310, 500, 508 z 2002 roku wykazała, że:

1.      W zbiorczym dowodzie księgowym nr 310 (polecenie księgowania) nie wymieniono dowodów księgowych, na podstawie których dokument ten sporządzono, co było niezgodne z powołanym art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

2.      Nabyte pozostałe środki trwałe zaksięgowane w 2003 roku pod pozycją 279 oraz w 2002 roku pod pozycjami 310, 508 ujęto na koncie 013 „pozostałe środki trwałe” w wartości netto, tj. bez podatku VAT, co było niezgodne z art. 31 ust. 1 w zw. z art. 28 ust. 2 powołanej ustawy o rachunkowości, z których wynika, że wartość początkową środków trwałych stanowi cena nabycia, tj. cena zakupu składnika aktywów obejmująca kwotę należną sprzedającemu. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnik Gminy (pkt 4 załącznika nr V/8 do protokołu kontroli) wynika, że wartość początkową pozostałych środków trwałych księgowano bez podatku VAT z powodu mylnej interpretacji przepisów ustawy o rachunkowości. Pomyłka nastąpiła z tego względu, że Gmina jest podatnikiem podatku VAT. W 2003 roku ewidencję tych środków prowadzi się prawidłowo.

Stosownie do § 1 pkt 4 powołanej „Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym Gminy, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie” pozostałe środki trwałe umarzano w pełnej wartości w miesiącu przyjęcia do używania.

Wartości niematerialne i prawne

3.      Na podstawie ewidencji księgowej - konto 020 „wartości niematerialne i prawne” ustalono, że ich stan początkowy na dzień 1 stycznia 2003 roku wyniósł 15 744,48 zł i do 30 czerwca 2003 roku pozostał bez zmian. Stan początkowy wartości niematerialnych prawnych na dzień 1 stycznia 2002 roku wyniósł 13 412,60 zł i w trakcie roku zwiększył się o 2 256,73 zł. Kontrola dowodów księgowych ujętych w 2002 roku pod pozycją 110 (faktura nr 2109/02/JKF oraz 209702/JKF) stanowiących podstawę zwiększenia wartości niematerialnych i prawnych o 1 629,51 zł wykazała, że zakupione programy komputerowe ujęto na koncie 020 w wartości netto, tj. bez podatku VAT, co było niezgodne z powołanymi art. 31 ust. 1 w zw. z art. 28 ust. 2 oraz art. 33 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnik Gminy (pkt 4 załącznika nr V/8 do protokołu kontroli) wynika, że wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych księgowano bez podatku VAT z powodu mylnej interpretacji przepisów ustawy o rachunkowości. Pomyłka nastąpiła z tego względu, że Gmina jest podatnikiem podatku VAT. W 2003 roku ewidencję tych wartości prowadzi się prawidłowo.

Finansowy majątek trwały

Na podstawie ewidencji księgowej- konto 030 „finansowy majątek trwały” ustalono, że wartość początkowa majątku na dzień 1 stycznia 2003 roku wyniosła 10 000 zł i do 30 czerwca 2003 roku stan ten nie zmienił się. Wartość początkowa środków trwałych na 1 stycznia 2002 roku wyniosła 7 000 zł w trakcie roku po stronie Wn konta 030 zaksięgowano 4 000 zł (pozycja księgowa 397), a po stronie Ma 1 000 zł (pozycja księgowa nr 387). Kontrola dowodów stanowiących podstawę powyższych księgowań wykazała, że:

nabycie udziałów poprzedzone zostało uchwałą Rady nr XXXVII/228/02 z 9 października 2002 roku w sprawie objęcia kolejnych udziałów Przez Gminę w Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością „Oświetlenie Uliczne i Drogowe” z siedzibą w Kaliszu, a zbycie akcji uchwałą Rady nr XXX/185/01 z 20 grudnia 2001 roku w sprawie sprzedaży posiadanych akcji.

3. Inwentaryzacja

            Zasady przeprowadzania inwentaryzacji ustalone zostały w „Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym Gminy, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie”, wprowadzonej w życie Zarządzeniem Wójta nr 2/2002 z 1 sierpnia 2002 roku. Stosownie do postanowień powołanej instrukcji w dniu 29 listopada 2002 roku Wójt Gminy zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji w terminie od 4 do 31 grudnia 2002 roku, powołał komisję inwentaryzacyjną z trzema zespołami spisowymi (Zarządzenie Wójta nr 5).

W toku inwentaryzacji ujawniono następujące różnice:

-stwierdzono nadwyżkę pozostałych środków trwałych w wysokości 246,12 zł oraz niedobór w wysokości 250 zł - różnica w wysokości 3,88 zł została ujęta w urządzeniach księgowych w dniu 31 grudnia 2002 roku

- stwierdzono różnicę w stanie gruntów wynoszącą 118 004 zł, różnicę tą ujęto na koncie 011 w dniu 31 grudnia 2002 roku.

            Ujawnione różnice nie zostały w trakcie inwentaryzacji wyjaśnione, co było niezgodne z  art. 27 ust. 2 powołanej ustawy o rachunkowości, z którego wynika, że ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem ujawnionym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.  Z wyjaśnienia złożonego przez Wójta Gminy (pkt 2 załącznika nr V/6 do protokołu kontroli) wynika, że powyższy dokument nie został sporządzony bezpośrednio przy rozliczaniu inwentaryzacji, ponieważ pracownik dokonujący inwentaryzacji gruntów po przekazaniu jej do Referatu Finansowego nie został poinformowany o obowiązku sporządzenia wyjaśnienia na piśmie jako dodatkowego załącznika do inwentaryzacji. Wszystkie różnice zostały przeanalizowane i wyjaśnione ustnie, nowe dane zawierające aktualny stan środków trwałych i gruntów zostały wprowadzone do ewidencji. Powyższy dokument różnic został sporządzony w trakcie kontroli i stanowi załącznik do niniejszego wyjaśnienia.

VI. Zadania zlecone i realizowane w ramach porozumień

1. Dotacje otrzymane w związku z realizacją zadań zleconych

Na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej dla paragrafu 201 klasyfikacji budżetowej- „dotacje celowe z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami” ustalono, że w 2002 roku oraz w pierwszej połowie 2003 roku Gmina otrzymała z budżetu dotacje na realizację zadań sklasyfikowanych w następujących działach i rozdziałach klasyfikacji budżetowej:

75011- urzędy wojewódzkie: w 2002 roku 42 785 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 21 583 zł

70005- gospodarka gruntami i nieruchomościami - w 2003 roku 588,90 zł

75056- spis powszechny i inne: w 2002 roku 14 000 zł

75101- urzędy naczelnych organów władzy państwowej, kontroli i ochrony prawa: w 2002 roku 651 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 320 zł

75109-wybory do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw oraz referenda gminne, powiatowe i wojewódzkie: w 2002 roku 12 258,58 zł

75110- referenda ogólnokrajowe i konstytucyjne: w 2003 roku 5 074 zł

75212- pozostałe wydatki obronne: w 2002 roku 375 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 500 zł

75414- obrona cywilna: w 2002 roku 325 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 500 zł

80101- szkoły podstawowe: w 2002 roku 2 625 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 2 909 zł

85313- składkami na ubezpieczenie zdrowotne opłacane za osoby pobierające niektóre świadczenia z pomocy społecznej: w 2002 roku 14 029 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 7 200 zł.

85314- zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne: w 2002 roku 330 000 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 185 000 zł

85316- zasiłki rodzinne pielęgnacyjne wychowawcze: w 2002 roku 21 320 zł, w pierwszej połowie 2003 roku 12 574 zł

85319- ośrodki pomocy społecznej: w 2002 roku 85 000 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 47 400 zł

85328- usługi i specjalistyczne usługi opiekuńcze: w 2002 roku 22 000 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 11 500 zł

85395- pozostała działalność: w 2002 roku 3 150 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 2 250 zł

90015- oświetlenie ulic, placów i dróg: w 2002 roku 75 000 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 43 188,86 zł.

            W 2002 roku Gmina zwróciła na rachunek Urzędu Wojewódzkiego następujące kwoty niewykorzystanych dotacji: - 4 806,35 zł przeznaczonych na zadanie ujęte w rozdziale 75109 klasyfikacji budżetowej oraz - 28,30 zł przeznaczonych na realizację zadania sklasyfikowanego w rozdziale 80101 klasyfikacji budżetowej.

Stosownie do art. 126 ust. 1 pkt 3 powołanej ustawy o finansach publicznych dla zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce ustawami opracowano plany finansowe.

W kontrolowanym okresie Gmina uzyskiwała dochody w związku z realizacją zadań ujętych w następujących rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75011 (w 2002 roku - 6 420,40 zł, a w pierwszej połowie 2003 roku 4 110 zł oraz w rozdziale 85328 ( 2002 roku - 1 444,05 zł, a w pierwszym półroczu 2003 roku 577,55 zł). Kontrola terminowości przekazywania dochodów na rachunek Urzędu Wojewódzkiego, którą objęto przekazywanie dochodów uzyskanych w związku z realizacją zadania ujętego w rozdziale 75011 klasyfikacji budżetowej w miesiącach: marzec, maj, sierpień, październik 2002 roku oraz luty, kwiecień, maj 2003 roku nieprawidłowości nie wykazała.

            Kontrolą prawidłowości dokonywania wydatków objęto realizację zadania sklasyfikowanego w dziale 900, rozdziale 90015 klasyfikacji budżetowej – „oświetlenie ulic, placów i dróg”. Na podstawie dowodów księgowych o numerach:

-         w 2002 roku nr: 40 (faktura nr 700012/02U), 71 (faktura nr 400076/02U), 147 (faktura nr 71/02U), 183 (faktura nr 400180/02U), 361 (PK), 514 (faktura nr 400587/02U),

-         w 2003 roku nr: 162 (faktura nr 75/03U), 250 (faktura nr 200/03U) ustalono, że za usługi związane z realizacją powyższego zadania płacono po terminach wyznaczonych w tych fakturach jako termin zapłaty. Zestawienie terminów zapłaty określonych przez wystawcę faktur oraz dat dokonywania przelewów na konto usługodawcy zawarto w poniższej tabeli.

Numer faktury VAT	Termin zapłaty określony w fakturze VAT	Data przelewu na rachunek usługodawcy
700012/02U	25 stycznia 2002 roku	1 lutego 2002 roku
400076/02U	18 lutego 2002 roku	4 marca 2002 roku
81/02U	26 marca 2002 roku	15 maja 2002 roku
400180/02U	16 kwietnia 2002 roku	14 czerwca 2002 roku
75/03 U	26 marca 2003 roku	9 maja 2003 roku
200/03U	29 maja 2003 roku	24 czerwca 2003 roku

W wyjaśnieniu zawartym w załączniku nr VI/1 do protokołu kontroli Wójt Gminy stwierdził, że wymienione faktury zapłacono po terminach ze względu na trudności finansowe w tych okresach. W pierwszej kolejności wypłacano wynagrodzenia pracownicze oraz należności wobec ZUS i Urzędu Skarbowego. Dotacje z Urzędu Wojewódzkiego otrzymywane były dopiero po zapłacie faktur i po przesłaniu obciążeń. Za nieterminowe regulowanie należności za oświetlenie uliczne Gmina nie była obciążana odsetkami.

2. Środki na realizację porozumień

Na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej dla paragrafu 232 klasyfikacji budżetowej-„dotacje celowe otrzymane z powiatu na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień między jednostkami samorządu terytorialnego” ustalono, że w 2002 roku w związku z porozumieniem zawartym z Powiatem Oleśnickim Gmina otrzymała 2 000 zł na organizację II Powiatowych Zawodów Straży Pożarnej. Powyższa dotacja została prawidłowo ujęta w sprawozdaniu Rb-27 o dochodach jednostki samorządu terytorialnego.

VII.           Rozliczenia finansowe jednostki samorządu terytorialnego
z jej jednostkami organizacyjnymi.

W 2002 i w 2003 roku Gmina prowadziła rozliczenia finansowe z dziewięcioma  jednostkami organizacyjnymi. Wykaz tych jednostek stanowi załącznik nr VII/1 do protokołu kontroli. Według stanu na dzień 31 grudnia 2003 roku jednostki wymienione pod pozycjami 1-6, 8, 9 powyższego wykazu funkcjonowały jako jednostki budżetowe, a jednostka wymieniona pod pozycją nr 7 jako samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej.

Gminnemu Ośrodkowi Kultury w Dziadowej Kłodzie (pozycja nr 8 wykazu) oraz Gminnej Bibliotece Publicznej im. Janiny Ładzińskiej w Dziadowej Kłodzie (pozycja nr 9 załączonego wykazu) uchwałami: nr XIX/115/92 oraz XIX/116/92 z 22 grudnia 1992 roku  nadano statuty, w których określono, że prowadzą one gospodarkę finansową na zasadach ustalonych dla zakładów budżetowych. W dniu 28 listopada 2003 roku Rada podjęła chwały nr XI/57/03 oraz XI/59/03 w sprawie likwidacji zakładu budżetowego Gminnej Biblioteki Publicznej oraz likwidacji zakładu budżetowego Gminnego Ośrodka Kultury. W 2002 i w 2003 roku kierownicy tych jednostek nie przedkładali sprawozdań budżetowych Rb-30, tj. półrocznych/rocznych sprawozdań z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych, co było niezgodne z § 4 ust. 1 pkt 2 ppkt e rozporządzenia Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.). W wyjaśnieniu (pkt 2 załącznika nr VII/2 do protokołu kontroli) Wójt Gminy stwierdził, że Gminna Biblioteka i Gminny Ośrodek Kultury nie sporządzały sprawozdań Rb-30, ponieważ w tym okresie funkcjonowały jako jednostki budżetowe gminy (uchwała Rady nr XII/86/99 z 15 listopada 1999 roku). Ustosunkowując się do powyższego wyjaśnienia stwierdzić należy, że powołane wyżej uchwały Rady z 2003 roku likwidujące bibliotekę i ośrodek jako zakład budżetowy stanowiły powtórzenie powołanej uchwały 1999 roku.

W dniu 28 listopada 2003 roku Rada podjęła uchwały nr XI/58/03 oraz XI/60/03 w sprawie utworzenia jednostki budżetowej-Gminny Ośrodek Kultury w Dziadowej Kłodzie oraz utworzenia jednostki budżetowej - Gminnej Biblioteki Publicznej im. Janiny Ładzińskiej w Dziadowej Kłodzie. Powyższe było niezgodne z art. 9 ust. 1 oraz art. 14 ust. 1 ustawy z 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz. U. 01 nr 13, poz. 123 ze zm.), z których wynika, że jednostki samorządu terytorialnego organizują działalność kulturalną, tworząc samorządowe instytucje kultury, uzyskują one osobowość prawną i mogą rozpocząć działalność z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora. Z wyjaśnienia złożonego przez Wójta Gminy (pkt 1 załącznika nr VII/2 do protokołu kontroli) wynika, że w projektach uchwał nr XI/58/03 i XI/60/03 w sprawie utworzenia Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej im. Janiny Ładzińskiej, błędnie zapisano, że będą to jednostki organizacyjne, działające w formie jednostek budżetowych zamiast jako „samorządowe instytucje kultury”. Powyższe błędne zapisy zostaną sprostowane na najbliższej Sesji Rady Gminy, która odbędzie się w dniu 27 lutego 2004 roku. 

Jednostki budżetowe

Kontrola prawidłowości rozliczeń z jednostkami budżetowymi wykazała, że:

1.      Jednostkom budżetowym przekazywano informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych, stosownie do art. 125 ust. 1 powołanej ustawy z 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tj. Dz. U. 03 nr 15, poz. 148 ze zm.).

2.      Jednostki wykazane pod pozycjami 2, 3, 5, 6 wykazu jednostek organizacyjnych przekazały projekt planów finansowych po 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy, co było niezgodne z § 2 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych.(Dz. U. nr 122, poz. 133), z którego wynika, że projekty planów finansowych zapewniające zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej, zatwierdzone przez kierowników tych jednostek są przekazane zarządowi jednostki w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych, nie później jednak niż do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy.

3.      Jednostkom budżetowym przekazano informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków, o których mowa w art. 126 ust. 1 pkt 2 powołanej ustawy o finansach publicznych.

Środki specjalne

 Przy jednostkach organizacyjnych Gminy w kontrolowanym okresie funkcjonowały środki specjalne powołane następującymi uchwałami:

1.      uchwałą nr XXI/130/97 z 6 lipca 1997 roku w sprawie utworzenia w Zespole Szkół w Miłowicach środków specjalnych,

2.      uchwałą nr XXI/127/97 z 6 lipca 1997 roku w sprawie utworzenia w Szkole Podstawowej w Dziadowej Kłodzie środków specjalnych jednostki budżetowej,

3.      uchwałą nr IX/62/99 z 30 czerwca 1999 roku w sprawie utworzenia w Gimnazjum w Dziadowej Kłodzie środków specjalnych jednostki budżetowej.

Z uchwał powyższych wynika, że przychody tych środków przeznaczane będą na wzbogacanie oferty edukacyjnej szkół oraz poszerzanie wachlarza usług wychowawczych i opiekuńczych.

Ponadto przy Gminnym Ośrodku Kultury oraz przy Gminnej Bibliotece Publicznej w kontrolowanym okresie gromadzono środki finansowe z tytułu darowizn.

Dla środków pochodzących z darowizn plany finansowe sporządzili Kierownik Gminnej Biblioteki Publicznej oraz Gminnego Ośrodka Kultury. Dla pozostałych środków specjalnych Zespół Obsługi Szkół przedłożył zbiorczy plan finansowy w szczegółowości: dział, rozdział, paragraf sporządzony na podstawie jednostkowych planów finansowych poszczególnych środków specjalnych.

Wykaz załączników do protokołu kontroli:

III/1 – Protokół kontroli kasy,

III/2 – Stan kont rozrachunkowych na 31 grudnia 2003 roku,

IV/1/1-wydruk z ewidencji księgowej budżetowej dotyczący podatków,

IV/1/2-kserokopie sprawozdań Rb-27S dotyczących podatków,

IV/1/3-wyjaśnienie Skarbnik Gminy dotyczące: sporządzania sprawozdań Rb-PDP, wniosku o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody, sposobu księgowania kwot wpłacanych na poczet zaległości podatkowych oraz rozliczeń z inkasentami,

IV/1/4-wyjaśnienie Wójta Gminy dotyczące: udzielania ulg inwestycyjnych, wydawania decyzji podatkowych oraz nakazów płatniczych, decyzji umarzających zaległości podatkowe, odraczających lub rozkładających na raty termin zapłaty zobowiązania podatkowego,

IV/1/5-kserokopie decyzji przyznających ulgę inwestycyjną, wniosku o przyznanie ulgi oraz kserokopia protokołu odbioru inwestycji,

IV/1/6-wykaz skontrolowanych osób fizycznych będących podatnikami podatku od nieruchomości, podatku rolnego oraz podatku leśnego,

IV/1/7-zestawienie dotyczące ogólnej liczby podatników podatku rolnego, od nieruchomości, leśnego będących osobami fizycznymi

IV/1/8-zestawienie dotyczące ogólnej liczny podatników podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego będących osobami prawnymi, a także osób fizycznych i prawnych będących podatnikami podatku od środków transportowych,

IV/1/9-wykaz skontrolowanych osób prawnych będących podatnikami podatku od nieruchomości,

IV/1/10-wykaz skontrolowanych osób prawnych będących podatnikami podatku rolnego,

IV/1/11-wykaz skontrolowanych osób prawnych będących podatnikami podatku leśnego,

IV/1/12-wykaz skontrolowanych osób fizycznych będących podatnikami podatku od środków transportowych,

IV/1/13- wyjaśnienie dotyczące weryfikacji deklaracji na podatek od środków transportowych,

IV/1/14-informacja o skontrolowanej osobie prawnej będącej podatnikiem podatku od środków transportowych,

IV/1/15-wykaz skontrolowanych decyzji umarzających zaległości podatkowe, odraczających, rozkładających na raty termin zapłaty zobowiązania podatkowego,

IV/1/16-wyjaśnienie dotyczące czynności windykacyjnych,

IV/1/17-zestawienie dotyczące ogólnej liczby wydanych pozwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

IV/1/18-wyjasnienie Skarbnik Gminy dotyczące weryfikowania wysokości opłat za korzystanie z pozwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz rozrachunków z osobami korzystającymi z zezwoleń,

IV/1/19-wyjaśnienie dotyczące terminu wniesienia opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

IV/1/20-wyjaśnienie Wójta Gminy dotyczące wygaszania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz dokonywania wydatków ze środków uzyskanych z opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

IV/1/21-kserokopia sprawozdania z wykorzystania środków uzyskanych z opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

IV/II/1 – Wykaz skontrolowanych pracowników Urzędu.

IV/II/2 – Wykaz skontrolowanych poleceń wyjazdów służbowych.

IV/II/3 – Kserokopia umowy dotacji nr 2/14.3/2002.

IV/II/4 – Kserokopia ogłoszenia o przetargu.

IV/II/5 – Wyjaśnienie Tadeusza Ziółkowskiego Wójta Gminy w sprawie inwestycji pn. „Rozbudowa drogi transportu rolnego Dalborowice – Kolonia”,

IV/II/6 – Kserokopia protokołu przekazania placu budowy, dziennika budowy, umowy o prowadzenie nadzoru inwestorskiego.

IV/II/7 - Kserokopia 5 strony Dziennika Budowy nr 303/2002.

IV/II/8 – Wyjaśnienie inspektora Moskalika w sprawie Dziennika Budowy.

IV/II/9 – Kserokopia protokołu z postępowania przetargowego.

V/1-wykaz nieruchomości zbytych w okresie od 1 stycznia 2002 roku do 31 października 2002 roku,

V/2-wykaz nieruchomości zbytych w okresie od 1 listopada 2002 roku do 31 grudnia 2002 roku

V/3-wykaz nieruchomości zbytych w pierwszym półroczu 2003 roku,

V/4-wykaz nieruchomości nabytych w kontrolowanym okresie,

V/5-uchwała Rady Gminy nr XII/82/99 z 15 listopada 1999 roku w sprawie zasad udzielania bonifikaty przy sprzedaży lokali mieszkalnych,

V/6-wyjaśnienie Wójta Gminy dotyczące zasad udzielania bonifikaty przy sprzedaży lokali mieszkalnych oraz wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych,

V/7-wyjaśninienie dotyczące informowania nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umów,

V/8-wyjasnienie Skarbnik Gminy dotyczące ujmowania w ewidencji księgowej zbycia oraz nabycia środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

V/9-informacja o ogólnej liczbie zawartych umów najmu lokali mieszkalnych,

V/10-wykaz skontrolowanych umów najmu lokali mieszkalnych,

V/11-wykaz umów najmu lokali użytkowych zawartych w kontrolowanym okresie,

V/12-wykaz umów dzierżawy gruntów gminnych zawartych w kontrolowanym okresie,

VI/1-wyjaśnienie Wójta Gminy dotyczące płacenia za faktury dotycząc oświetlenia ulic, placów i dróg,

VII/1-wykaz jednostek organizacyjnych Gminy,

VII/2-wyjaśnienie Wójta Gminy dotycząc form organizacyjnych Gminnego Ośrodka Kultury oraz Gminnej Biblioteki Publicznej.

Wójt Gminy Tadeusz Ziółkowski został poinformowany o przysługującemu z mocy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 14 stycznia 2000 roku w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 3, poz. 34), prawie zgłoszenia zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli (pkt 14 ppkt 9 załącznika nr 2 do rozporządzenia).

Wójt oświadczył, że zastrzeżeń nie zgłasza i wyjaśnień składać nie zamierza.

Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń. Jeden egzemplarz protokołu wręczono Wójtowi Gminy.

Dziadowa Kłoda, 12 luty 2004 roku.